آییننامه، فرایند عملیاتی از پیش تعیین‌شده‌ای است که برای راهنمایی شفاف کارکنان درباره شیوه کار در شرکت تدوین می‌شود. تدوین آییننامه طی دهه‌های اخیر، بخشی مهم از اقدامات شرکتهای حرفه‌ای و سازمان‌یافته شده است؛ این مستندات، خط مشی و راهنمایی لازم برای عملیات روزمره شرکت را در اختیار کارکنان می‌گذارند و قطب‌نمایی برای حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات و روش انجام کار هستند.
قوانین مالت
هم‌اکنون قوانین مالت، شرکتهای تاسیس شده در این کشور را ملزم به تدوین آییننامه نمی‌کند، با این حال، با توصیه هم وکلا و هم محکمه کسبوکار، رواج روزافزونی پیدا کرده‌اند. وجود آییننامه برای هر دو گروه کافرمایان و کارکنان سودمند است زیرا با ویژگی‌های زیر، محیط کاری یکنواخت و استواری را پدید می‌آورند:
- روشن کردن استانداردهای کاری (از جمله رفتاری، ارزشی و …) مورد انتظار از کارکنان، بدون تکیه صرف بر آموزش؛
- کاهش میزان نیاز به مصلحتسنجی درباره روش درست که در بسیاری از مواقع، با توجه به استانداردهای شخصی متفاوت کارفرمایان و کارکنان از جنبههای گوناگون، عامل بروز اختلاف می‌شود؛
- راهنمایی برای تصمیم‌گیری و مشروعیت دادن به تصمیمات اتخاذ شده؛
- ایجاد فرایندهای ساده داخلی که مزیتشان در فرایند تصمیم‌گیری آشکار می‌شود، زیرا باعث برقراری روش یکنواخت برخورد با موضوعاتی مانند شکایت کارکنان و کاهش توجه خاص به برخی و تبعیض میان افراد می‌شود؛
مزایا
اعمال آییننامهها و دستورالعملهای کاری، با فراهم آوردن مجموعه راهنمای مقرراتی سازمان، به کاهش اختلافات حقوقی و دعاوی قضایی نیز می‌انجامد. انواع آییننامهها موجب افزایش آگاهی کارکنان و کمک به دفاع از خود و عملکردشان در جریان دعاوی گوناگونی مانند اخراج یا مسئولیت می‌شود. در صورت عدم وجود آییننامه و دستورالعمل، محاکم رسیدگی کننده به اختلافات، عرف «شخص عادی» را مبنای قضاوت قرار خواهند داد. هنگامی که شرکت، دارای آیین‌نامه‌هایی برای رعایت توسط کارفرمایان و کارکنان باشد، محاکم قضایی، پس از حصول اطمینان از رعایت انصاف در تدوین و عادلانه بودن، آن مستندات را مبنای رسیدگی به اختلافات قرار می‌دهند. آیین‌نامه‌های سازمانی به دلیل رویکرد منصفانه در شمول بر همه کارکنان و اغلب موضوعات کاری و مدیریتی، مورد توجه ویژه محاکم هستند.
برخی از آییننامهها و دستورالعملهای پیشنهادی برای شرکتهای تاسیس شده در مالت به شرح زیر است:
- برنامه روزها و ساعتهای کاری / حضور و غیاب – یا چگونگی اعمال ساعت کار شناور
- بیمه درمانی و مزایای شغلی
- آموزش
- پیشگیری و برخورد با تعرض یا آزار و اذیت جنسی در محیط کار
- برخورد منصفانه
- شکایات و تنبیهات انضباطی
- امنیت اطلاعات
- بهداشت و ایمنی
- رسانههای اجتماعی
قابلیت اجرای آییننامهها مستلزم ارائه و توضیح آنها برای کارکنان کنونی و جدید است؛ این مستندات غیر از مزایای شرح داده شده، نوعی ابزار ارتباطی میان کارفرمایان و کارکنان نیز به حساب می‌آیند. با توجه به ضرورت تعدیل و اصلاح دائمی آییننامهها بر طبق شرایط همیشه در تغییر محیط خارجی و داخلی کسبوکار، برخی شرکتهای مستقر در مالت به جای در اختیار گذاشتن نسخه‌های چاپی، از امکانات به روز فناورانه برای آگاه کردن کارکنان خود از توضیحات مربوطه یا آخرین تغییرات استفاده می‌کنند.
آرای محکمه کسبوکار
نیاز به آیین‌نامه‌های اثربخش کاری و سازمانی به دلیل تمرکز بر متداولترین امور محیط‌های کاری که در هیچ مرجع دیگری یافت نمی‌شوند، بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. در واقع، به ویژه در پی طرح دعوایی در سال ۲۰۲۰ از طرف کارمند یک شرکت هتلداری علیه شرکت، دادگاه و محکمه کسبوکار مالت بر اهمیت موضوع تاکید کردند.
در رای این پرونده، محکمه کسبوکار اشاره کرده بود که شرکت طرف دعوی، آییننامه تعرض / آزار و اذیت جنسی نداشته و در نتیجه، موضوع و پیامدهای مربوطه را مشخص نکرده است. محکمه تاکید کرده بود که اعمال آیین‌نامه‌های مرتبط برای پیشگیری از تعرض، چه جنسی یا غیر از آن در محل کار، وظیفه کارفرماست و تا آنجا پیش رفت که آسیب وارد آمده بر کارمند شاکی را ناشی از قصور کارفرما در تدوین چنین آیین‌نامه‌هایی دانست. علاوه بر این، بنا بر رای محکمه، کارفرما نباید بیش از حد ملایم باشد و موظف به تدوین و اعمال آیین‌نامهای انضباطی است که به وقت ضرورت و در صورت لزوم برای تنبیه کارکنان خاطی به کار آید.
محکمه کسبوکار در پرونده دیگری که ۱۰ سال پیش از این با موضوع تعرض جنسی مطرح شده بود، وجود و اعمال آییننامه تعرض جنسی را خوب دانسته و اشاره کرده بود که مفاد این آییننامه باید بهتر به آگاهی کارکنان، به ویژه شاغلان لایههای پایین‌تر سازمان که بیشتر در معرض چنین رفتارهایی قرار دارند، برسد.
در پرونده مشابهی که سال ۲۰۱۶ توسط یک کارمند خانم علیه شرکت محل کارش مطرح شده بود، محکمه کسبوکار وجود یک آییننامه تعرض جنسی را که به خوبی به اطلاع کارکنان رسیده و شرایط لازم برای ترغیب کارمندان به گزارش تعرض‌های احتمالی را فراهم آورده بود، عامل مهم برملا شدن این سوء رفتار دانست.
مبنای قضاوت
بنا بر رویه در حال شکلگیری که به چند نمونه از آن اشاره شد، بهتر است شرکتهای مستقر در مالت به منظور نمایش اهمیتی که برای محافظت از کارکنان خود و منافعشان قائل هستند، نه تنها آیین‌نامه‌های لازم را به دقت تدوین کنند بلکه با اطلاعرسانی کافی، زمینه اعمال اثربخش آنها را نیز ممکن کنند.
محکمه در یک پرونده شکایت کارمند از کارفرما در سال ۲۰۱۵، گامی فراتر از نمونه‌های یادشده برداشت و فقدان آییننامه حدود اختیارات کارکنان در استفاده از امکانات فراهم آمده در محل شرکت را که ناشی از قصور کارفرما بود، عامل ایراد آسیب به کارمند اعلام کرد. چنین آیین‌نامه‌هایی تا به امضای کارکنان نرسیده باشند، رسمیت پیدا نمی‌کنند.
برعکس موارد فوق، در دعوای اقامه شده کارمندی علیه شرکت محل کارش در سال ۲۰۱۵، محکمه آییننامه و دستورالعملهای داخلی شرکت، به ویزه ماده ۸ را که به تنبیهات اختصاص داشت، به دقت مورد مطالعه قرار داد؛ این ماده به صراحت، اقدام کارمند را سوء رفتار معرفی کرده و واکنش مقتضی را اخراج فوری دانسته بود؛ سرقت، تعرض، تقلب و اختلاس، و حتی کم‌کاری کارمند و رضایت‌بخش نبودن عملکردش به تشخیص مدیریت، از مصادیق این ماده بود.
ضرورت تدوین
همه این موارد، نشاندهنده اهمیت تدوین و اعمال دقیق انواع آیین‌نامه‌های لازم است. هنگامی که آییننامه وجود داشته باشد و کارمند امضایش کرده باشد، مبنای قضاوت محکمه قرار می‌گیرد و محکمه با مطالعه دقیق آن، رای صادر می‌کند. همان گونه که پیشتر توضیح داده شد اما در صورت عدم تدوین و اعمال آییننامه، محکمه به عرف رفتاری عادی استناد می‌کند و چه بسا رای صادر شده، مغایر میل کارفرما باشد.
آییننامهها را می‌توان به عنوان بخشی از قرارداد کار، پیوست کرد اما معمولا به صورت کتابچه به هنگام استخدام تحویل کارمند می‌دهند. حصول اطمینان از تحویل کتابچه آییننامهها به هر یک از کارکنان، چه قدیمی یا جدید، و اشراف آنها بر کلیه معیارها، ضوابط، و مقررات مندرج، وظیفه کارفرماست.
با توجه به روند افزایشی ایرانیان علاقمند به تاسیس کسبوکار در کشور مالت، توضیحات و نمونه پرونده‌های فوق باید ضرورت تدوین آیین‌نامه‌های کاری منصفانه را برای پرهیز از بروز اختلاف با کارکنان و کسب عادلانه‌ترین نتیجه ممکن از دعاوی محتمل، روشن کرده باشد.
