هر وقت فعالیتهای شرکتها را بررسی کنید، متوجه می‌شوید اغلبشان درگیر مجموعه‌ای از قراردادهای گوناگون هستند؛ بسیاری از فرایندهای تجاری، از تامین مواد اولیه و تدارکات تا امور ثبتی و مشاوره، متکی بر قرارداد هستند. از این رو، درک و بهبود فرایند تدوین و مدیریت قراردادها، حائز اهمیتی قاطع است.
با این حال، فرایند تدوین و مدیریت قرارداد، کاری بسیار وقتگیر است. برای بهبود این فرایند و افزایش بهروری، افزودن «تحلیل قرارداد» به وظایف بخش حقوقی در شرکت، پیشنها دمی‌شود.
تحلیل قرارداد
نخستین پرسش، تعریف تحلیل قرارداد است؛ به فرایند شناسایی بخشهایی از قرارداد – چه در جریان یا پایان‌یافته – که قابل بهبود باشند، تحلیل قرارداد گفته می‌شود. منظور از بهبود، هر اقدام اثربخشی، از جمله کاهش هزینه، تسهیل روند اجرایی، یا شناسایی اهداف یا نیازهای گوناگون است.
یک هدف تحلیل قرارداد، شناسایی وجوه تشابه و تفاوت میان قراردادهای مختلف است. شرکتها به کمک این شیوه تحلیل، از یک سو متوجه روابط و تشابهات بین قراردادهای به ظاهر متفاوت می‌شوند و از سوی دیگر می‌توانند زمان تدوین قراردادهای آتی را کاهش چشمگیری دهند.
اهمیت تحلیل قرارداد
تحلیل قرارداد یک بخش ارزشمند اما مغفول در فرایند مدیریت قرارداد است. شاید تحلیل و تعمق در این حوزه، به اندازه بررسی و موشکافی در سایر بخشهای کسب‌وکار برای ارتقاء کارایی و اثربخشی، ضروری به نظر نرسد اما در عمل، تاثیر شگرفی بر ارتقاء عملکرد آتی سازمان می‌گذارد.
تحلیل دقیق قرارداد به شناسایی حوزه‌هایی که میتوان هزینه‌ها را کاهش داد، کمک می‌کند؛ شاید الگوی قیمتگذاری نخستی که برگزیده‌اید، سرانجام گرانتر از برآورد اولیه برایتان تمام شده باشد؛ شاید یک مبلغ سرجمع را برای قرارداد در نظر گرفته باشید در حالی که با توجه به ناچیز تمام شدن هزینه‌های تولید / خدمات فروشنده / پیمانکار، الگوی هزینه تمام شده به علاوه درصد معینی سود، ارزانتر می‌شد. بدون بررسی موشکافانه و منتقدانه تصمیمات و اقدامات گذشته، در آینده هم مرتکب همان اشتباهات گران خواهید شد.
تحلیل قرارداد به ساده‌سازی فرایند مدیریت قرارداد در آینده هم کمک می‌کند. شاید واحد حقوقی شرکتتان، بدون توجه به وجوه تشابه، سهوا درگیر نگارش بندها و ساختارهای مشابه برای قراردادهای درخواستی است. با تحلیل فراگیر انواع قراردادهای مورد استفاده شرکت خود و شناسایی بندها، ساختارها، و موضوعات مشابه می‌توانید ضمن دسته‌بندی قراردادها بر اساس ویژگیهای مختلف، جریان کار واحد حقوقی را بهبود دهید.
علاوه بر آنچه گفته شد، بررسی بندها یا زبان مشابه می‌تواند به تنظیم متون استاندارد کمک کند. اگرچه متن استاندارد در جهان بازاریابی و روزنامه‌نگاری، دلالت بر مفهومی ناپسند دارد اما در دنیای حقوق و برای مدیران قرارداد، بسیار سودمند است. متون استاندارد، ضمن ارتقاء سطح کیفی اسناد حقوقی، موجب صرفه‌جویی در وقت واحد حقوقی و واحدهای دیگر به هنگام درخواست تنظیم قراردادهای آتی می‌شوند.
تقویت روابط همکاری
تحلیل قرارداد به کشف نکته‌هایی در روابط شرکت و پیمانکاران / تامین‌کنندگان نیز می‌انجامد؛ شاید در شرایط عادی قابل درک نباشد اما صرف وقت برای تقویت روابط با پیمانکاران، تاثیر عمیقی در ایجاد شبکه‌ای مطمئن برای بهربرداری در آینده دارد. هرچند ویژگیهای لازم برای این کار، مثل موارد مربوط به هزینه و تعهد به آسانی قابل سنجش نیست ولی از طریق تحلیل قرارداد میتوان نقاط قابل بهبود برای تقویت رابطه با فروشندگان / تامین‌کنندگان را پیدا کرد؛ مثلا میتوان الگوی عمل به تعهدات تامین‌کنندگان را تشخیص داد؛ به بیان دیگر، میتوان پیمانکارانی را که همیشه به موقع یا زودتر از مهلت تعیین‌شده، به تعهد خود عمل کرده‌اند، از دیگرانی که منظم نبوده یا تعهدشان را به تعویق انداخته‌اند، تفکیک کرد و برای جبران خوش‌قولی آنها، الگوی قیمتی ویژه‌ای را به عنوان پاداش در قرارداد بعدی پیشنهاد کرد و به این ترتیب، توجه خود به اخلاق خوب کاریشان و قدردانیتان از خوش‌قولیشان را نشان دهید. هرچند این گونه روابط را به شیوه‌های دیگری هم میتوان تقویت کرد اما تحلیل قرارداد به کشف نقاط بالقوه مناسب برای اقدام کمک می‌کند.
اغلب اوقات، تحلیل قرارداد را کاری زائد و بیهوده می‌پندارند؛ «فایده مرور مستنداتی مفصل که قبلا روزها و ساعتها وقت صرف نگارش و ویرایششان کرده‌ایم چیست؟» هرچند پاسخ صریحی به این پرسش نمی‌توان داد ولی آنچه خواندید، به کشف نکات پنهان بسیاری در قراردادها و فرایند تدوین و مدیریتشان خواهد انجامید.
